Avvikelse 14001: Nödlägesberedskap

Avvikelse:
På lagret saknas utrymningsplan och ansvarsfördelningen för service av brandsläckare är inte tydlig.

Certifieringsbolag:
A3 Certifiering

Kommentar:
ISO 14001 ställer krav på att du ska ha rutiner för de nödlägen som kan inträffa på företaget (vanligtvis brand och kemikaliespill). I brandskyddsarbetet ingår det att det ska finnas aktuell utrymningsplan, nödutgångar och brandsläckare som kontrolleras varje år.

Åtgärd:
I det här fallet kontaktades en brandkonsult som meddelade att det inte behövdes någon utrymningsplan, så den första delen av avvikelsen kunde släckas genom brandkonsultens rapport.
Den andra delen i avvikelsen släcktes genom att hänvisning gjordes till befattningsbeskrivningen, där det stod vem som ansvarade för servicen av brandsläckarna.

Avvikelse: ISO 14001 Miljömål

Avvikelse:
Det finns inget dokumenterat beslut på vilka betydande miljöaspekter som det har satts mål på.

Certifieringsbolag:
SFK Certifiering

Kommentar:
I ISO 14001 finns det ett krav på att identifiera sina betydande miljöaspekter. Det är sedan dessa som du ska utgå ifrån när du ska ta fram dina miljömål. Vid framtagandet av miljömål ska du ta hänsyn till om det ;
- är ekonomiskt rimligt eller tekniskt möjligt att minska miljöpåverkan från miljöaspekten,
- finns driftmässiga eller affärsmässiga krav
- finns lagstyrda krav
- finns krav från externa intressenter.
Med utgångspunkt från dessa parametrar ska du sedan ta beslut om vilka betydande miljöaspekter som du ska sätta miljömål på. Det finns dock inget formellt krav på redovisande dokument till detta krav i standarden. Trots det, är det rätt så vanligt att du får avvikelse om du inte har tagit hänsyn till dessa parametrar när du tagit fram dina mål och dokumenterat beslutet.

Lösning;
Lista dina betydande miljöaspekter och kommentera statusen för respektive betydande miljöaspekt och parameter. Dokumentera även vilka som du går vidare med dvs tar fram miljömål för.

Avvikelse 9001/14001: Dokumentation beslut

Avvikelse:
Beslut dokumenteras inte från interna möten.

Certifieringsbolag:
Vissa certifieringsbolag skriver avvikelse på detta och vissa ett förbättringsförslag

Kommentar:
Formellt sett finns det inga krav på att interna möten ska protokollföras. I båda standarderna finns det bara krav på protokoll/anteckningar från ledningens genomgång.
Avvikelse kan bara uppstå om ni har angett att interna möten ska dokumenteras i er "ISO-manual".
Personligen anser jag att det är vettigt att föra någon typ av anteckningar från interna möten, av den enkla anledningen att det kan vara bra att gå tillbaka till vad som har sagts och för att kunna följa upp beslut som har tagits.

Åtgärd:
Vi föreslår följande lösningar;
- för en beslutslogg
- för anteckningar från de interna mötena
- spara agendan samt dokumentera fattade beslut som sista punkt på agendan.

Avvikelse ISO 14001 Kemikaliehantering/ UE

Avvikelse:
Det fanns inget uppdaterat kemikalieregister i städskrubben, där den anlitade städfirman förvarade sina städkemikalier.

Certifieringsbolag:
SFK Certifiering. Övriga bolag kan man få ett förbättringsförslag på detta, men ingen avvikelse.

Kommentar:
Avvikelsen inträffade på ett tjänsteföretag (enbart kontorstjänster). Vad vi frågar oss när det gäller denna avvikelse är var kraven finns på det certifierade företaget att de ansvarar för städföretagets kemikalieregister? Det finns varken krav på detta i standarden ISO 14001 eller i miljölagstiftningen.

Åtgärd:
Har finns två vägar;
1. Argumentera mot avvikelsen och be revisorn att visa var dessa krav finns
2. Bita i det sura äpplet och kräva en uppdaterad kemikalielista av städbolaget samt lägga till att detta ska kontrolleras vid internrevisionen.

Avvikelse: ISO 14001 ledningens genomgång

Avvikelse;
Ledningens genomgång hade inte genomförts vid certifieringstillfället

Certifieringsbolag;
Alla certifieringsbilag ger avvikelser på detta.

Kommentar;
Innan du kan få ditt certifikat är det vissa moment som du måste ha gjort nämligen;
- kartlaggt nuvarande miljöpåverkan samt era prioriterade miljöområden (betydande miljöaspekter)
- tagit fram dokumentationen som beskriver ditt miljöarbete (miljöledningssystem)
- utbildat personalen i miljöarbetet
- genomfört internrevision
- genomfört ledningens genomgång

Korrigerande åtgärder;
Genomför ledningens genomgång och för ett protokoll från det mötet. Skicka det till revisorn för genomläsning.

Ny informationssida för vanliga avvikelser vid revision

Nytt år och nya nyårslöften. Certways nyårslöfte för i år är att använda bloggen för att sprida vilka typer av avvikelser som företag kan få vid extern certifierings revision. Vi kommer att avidentifiera avvikelserna så att den som läser inte kan lista ut vilket företag som avvikelsen uppstod hos.
Vi kommer däremot ange vilken standard som reviderades samt vilket certifieringsbolag som skrev avvikelsen. Vi kommer även att kommentera avvikelsen samt ge tips på vilka åtgärder som kan vidtas för att släcka avvikelsen.

Om du vill dela med dig av avvikelser som du har fått kan du maila in den till oss (info@certway.se). På köpet får du då förslag på korrigerande åtgärder för avvikelsen.

Det är vår förhoppning att ni ska finna detta matnyttigt!