Avvikelse:
Revisionsprogram saknas
Certifieringsbolag:
DNV
Kommentar:
Standarden ställer krav på att det ska finnas en plan för hur och när interna revisioner ska ske, dvs ska hela systemet revideras vid ett tillfälle eller ska det fördelas över året.
Åtgärd:
Ta fram och dokumentera ert revisionsprogram. Kom ihåg att följa denna sedan.
lördag 1 september 2012
Avvikesle ISO 9001: Processer
Avvikelse:
Det saknas beskrivning över företagets externa processer samt hur dessa styrs.
Certifieringsbolag:
DNV
Kommentar:
Med extern process menas sådana processer som ni väljer att inte göra själva utan lägger på underleverantörer t ex legotillverkning, it, Cad etc. Vilka processer som ni har lagt ut ska framgå i ert processchema, ni ska även beskriva hur ni säkerställer kvaliteten på dessa utlagda processer (eller hänvisa till den rutin där detta beskrivs). Ex på sätt att styra denna typ av leverantörer är t ex extra kontroller vid godsmottagningen, att konsulterna får leva under ert kvalitetssystem och följa era kvalitetskontroller etc.
Åtgärd:
Lägg till era utlagda processer i processflödesschemat.
Det saknas beskrivning över företagets externa processer samt hur dessa styrs.
Certifieringsbolag:
DNV
Kommentar:
Med extern process menas sådana processer som ni väljer att inte göra själva utan lägger på underleverantörer t ex legotillverkning, it, Cad etc. Vilka processer som ni har lagt ut ska framgå i ert processchema, ni ska även beskriva hur ni säkerställer kvaliteten på dessa utlagda processer (eller hänvisa till den rutin där detta beskrivs). Ex på sätt att styra denna typ av leverantörer är t ex extra kontroller vid godsmottagningen, att konsulterna får leva under ert kvalitetssystem och följa era kvalitetskontroller etc.
Åtgärd:
Lägg till era utlagda processer i processflödesschemat.
Avvikelse ISO 9001: Språk
Avvikelse:
Kvalitetsmanualen innehåller inte standardens språk
Certifieringsbolag:
DNV
Kommentar:
Detta är en avvikelse som kunde komma för 10 år sedan. Det finns inget krav i standarden som kräver att du ska använda standardens språk.
Åtgärd:
Jag vad ska man säga, vad är viktigast att ni eller revisorn förstår innehållet i kvalitetsmanualen...
Kvalitetsmanualen innehåller inte standardens språk
Certifieringsbolag:
DNV
Kommentar:
Detta är en avvikelse som kunde komma för 10 år sedan. Det finns inget krav i standarden som kräver att du ska använda standardens språk.
Åtgärd:
Jag vad ska man säga, vad är viktigast att ni eller revisorn förstår innehållet i kvalitetsmanualen...
Avvikelse ISO 14001: Avfallshantering
Avvikelse:
Organisationen kör själva farligt avfall, utan att någon anmälan gjorts, inte heller någon dokumentation om transporterna.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
Avfallsförordningen talar om att man dom företag inte får köra farligt avfall till avfallsstationen. Ex på farligt avfall är kemikalierester, spillolja, elektroniksskrot, lysrör m m.
I detta fallet rörde det sig om sprayflaskor som enligt avfallsentreprenören skulle punkteras och kan då hanteras som metallskrot. Revisorn hävdade dock att denna hantering inte var laglig och att företaget skulle hantera det som farligt avfall.
Åtgärd:
Skicka in anmälan om transport av farligt avfall till länsstyrelsen samt införa rutinen om transportdokument efter det att godkännande kommit från länsstyrelsen. införa rutin att de får lämna ev sprayburkar hos kund.
Organisationen kör själva farligt avfall, utan att någon anmälan gjorts, inte heller någon dokumentation om transporterna.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
Avfallsförordningen talar om att man dom företag inte får köra farligt avfall till avfallsstationen. Ex på farligt avfall är kemikalierester, spillolja, elektroniksskrot, lysrör m m.
I detta fallet rörde det sig om sprayflaskor som enligt avfallsentreprenören skulle punkteras och kan då hanteras som metallskrot. Revisorn hävdade dock att denna hantering inte var laglig och att företaget skulle hantera det som farligt avfall.
Åtgärd:
Skicka in anmälan om transport av farligt avfall till länsstyrelsen samt införa rutinen om transportdokument efter det att godkännande kommit från länsstyrelsen. införa rutin att de får lämna ev sprayburkar hos kund.
Avvikelse AFS 2001:1: Riskbedömning
Avvikelse:
Genomförd riskbedömning saknade uppgift om var den gjordes, vem som gjorde den och när den gjordes.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
Det är otroligt viktigt att alla redovisande dokument som bevisar att ni har gjort aktiviteter som ni har åtagit er eller som är lagkrav i detta fallet riskanalysen har följande information;
Gör om aktiviteten och fyll i dokumentet ordentligt. Informera ansvarig personal om hur dokumenten ska fyllas i ordentligt.
Genomförd riskbedömning saknade uppgift om var den gjordes, vem som gjorde den och när den gjordes.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
Det är otroligt viktigt att alla redovisande dokument som bevisar att ni har gjort aktiviteter som ni har åtagit er eller som är lagkrav i detta fallet riskanalysen har följande information;
- datum när aktiviteten gjordes
- namnen på den/dem som gjort den samt
- var den gjordes
Gör om aktiviteten och fyll i dokumentet ordentligt. Informera ansvarig personal om hur dokumenten ska fyllas i ordentligt.
Avvikelse ISO 9001: Leverantörer
Avvikelse:
Alla leverantörer som företaget har genomgår inte bedömning och utvärdering.
Certifieringsbolag:
A3 Certifiering
Kommentar:
Standarden ställer krav på att nya leverantörer ska bedömmas innan de antas som leverantör och att befintliga leverantörer sak utvärderas. I detta fallet fanns det rutin för bedömning och utvärdering på de leverantören som kunde påverka kvaliteten på produkten/tjänsten. Vi tycker inte att t ex toapappersleverantören behöver hanteras lika grundligt som råmaterialleverantörer etc. (såvida man inte är återförsäljare av toapapper förstås)
Åtgärd;
Bet i det sura äpplet och gjorde bedömning på kvarstående leverantörer, trots att det inte finns krav att alla leverantörer måste bedömmas.
Alla leverantörer som företaget har genomgår inte bedömning och utvärdering.
Certifieringsbolag:
A3 Certifiering
Kommentar:
Standarden ställer krav på att nya leverantörer ska bedömmas innan de antas som leverantör och att befintliga leverantörer sak utvärderas. I detta fallet fanns det rutin för bedömning och utvärdering på de leverantören som kunde påverka kvaliteten på produkten/tjänsten. Vi tycker inte att t ex toapappersleverantören behöver hanteras lika grundligt som råmaterialleverantörer etc. (såvida man inte är återförsäljare av toapapper förstås)
Åtgärd;
Bet i det sura äpplet och gjorde bedömning på kvarstående leverantörer, trots att det inte finns krav att alla leverantörer måste bedömmas.
Avvikelse ISO 14001: Dokumentstyrning
Avvikesle:
Hyperlänkarna i kvalitetssystemet fungerar inte.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
Hyperlänkarna mellan miljömanualen och övriga dokument i miljöledningssystemet fungerade inte. Inget att säga om det.
Åtgärd:
Gör om alla hyperlänkarna i miljömanualen
Hyperlänkarna i kvalitetssystemet fungerar inte.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
Hyperlänkarna mellan miljömanualen och övriga dokument i miljöledningssystemet fungerade inte. Inget att säga om det.
Åtgärd:
Gör om alla hyperlänkarna i miljömanualen
Avvkelse ISO 14001: Dokumentstyrning
Avvikelse:
Personalen känner inte till var de kan hitta miljömanualen
Certifieringsbolag:
A3 certifiering
Kommentar:
Standarden ställer krav på att all personal ska ha tillgång till miljöledningssystemets dokumentation. Det innebär att de också måste veta var de kan ta del av dokumentationen.
Åtgärd:
Kom ihåg att informera personalen om var de kan hitta;
Personalen känner inte till var de kan hitta miljömanualen
Certifieringsbolag:
A3 certifiering
Kommentar:
Standarden ställer krav på att all personal ska ha tillgång till miljöledningssystemets dokumentation. Det innebär att de också måste veta var de kan ta del av dokumentationen.
Åtgärd:
Kom ihåg att informera personalen om var de kan hitta;
- ansvar och befogenheter
- aktuella miljörutiner
- nödlägesrutiner
- policy och mål
torsdag 26 januari 2012
Avvikelse 14001: Nödlägesberedskap
Avvikelse:
På lagret saknas utrymningsplan och ansvarsfördelningen för service av brandsläckare är inte tydlig.
Certifieringsbolag:
A3 Certifiering
Kommentar:
ISO 14001 ställer krav på att du ska ha rutiner för de nödlägen som kan inträffa på företaget (vanligtvis brand och kemikaliespill). I brandskyddsarbetet ingår det att det ska finnas aktuell utrymningsplan, nödutgångar och brandsläckare som kontrolleras varje år.
Åtgärd:
I det här fallet kontaktades en brandkonsult som meddelade att det inte behövdes någon utrymningsplan, så den första delen av avvikelsen kunde släckas genom brandkonsultens rapport.
Den andra delen i avvikelsen släcktes genom att hänvisning gjordes till befattningsbeskrivningen, där det stod vem som ansvarade för servicen av brandsläckarna.
På lagret saknas utrymningsplan och ansvarsfördelningen för service av brandsläckare är inte tydlig.
Certifieringsbolag:
A3 Certifiering
Kommentar:
ISO 14001 ställer krav på att du ska ha rutiner för de nödlägen som kan inträffa på företaget (vanligtvis brand och kemikaliespill). I brandskyddsarbetet ingår det att det ska finnas aktuell utrymningsplan, nödutgångar och brandsläckare som kontrolleras varje år.
Åtgärd:
I det här fallet kontaktades en brandkonsult som meddelade att det inte behövdes någon utrymningsplan, så den första delen av avvikelsen kunde släckas genom brandkonsultens rapport.
Den andra delen i avvikelsen släcktes genom att hänvisning gjordes till befattningsbeskrivningen, där det stod vem som ansvarade för servicen av brandsläckarna.
lördag 21 januari 2012
Avvikelse: ISO 14001 Miljömål
Avvikelse:
Det finns inget dokumenterat beslut på vilka betydande miljöaspekter som det har satts mål på.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
I ISO 14001 finns det ett krav på att identifiera sina betydande miljöaspekter. Det är sedan dessa som du ska utgå ifrån när du ska ta fram dina miljömål. Vid framtagandet av miljömål ska du ta hänsyn till om det ;
- är ekonomiskt rimligt eller tekniskt möjligt att minska miljöpåverkan från miljöaspekten,
- finns driftmässiga eller affärsmässiga krav
- finns lagstyrda krav
- finns krav från externa intressenter.
Med utgångspunkt från dessa parametrar ska du sedan ta beslut om vilka betydande miljöaspekter som du ska sätta miljömål på. Det finns dock inget formellt krav på redovisande dokument till detta krav i standarden. Trots det, är det rätt så vanligt att du får avvikelse om du inte har tagit hänsyn till dessa parametrar när du tagit fram dina mål och dokumenterat beslutet.
Lösning;
Lista dina betydande miljöaspekter och kommentera statusen för respektive betydande miljöaspekt och parameter. Dokumentera även vilka som du går vidare med dvs tar fram miljömål för.
Det finns inget dokumenterat beslut på vilka betydande miljöaspekter som det har satts mål på.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering
Kommentar:
I ISO 14001 finns det ett krav på att identifiera sina betydande miljöaspekter. Det är sedan dessa som du ska utgå ifrån när du ska ta fram dina miljömål. Vid framtagandet av miljömål ska du ta hänsyn till om det ;
- är ekonomiskt rimligt eller tekniskt möjligt att minska miljöpåverkan från miljöaspekten,
- finns driftmässiga eller affärsmässiga krav
- finns lagstyrda krav
- finns krav från externa intressenter.
Med utgångspunkt från dessa parametrar ska du sedan ta beslut om vilka betydande miljöaspekter som du ska sätta miljömål på. Det finns dock inget formellt krav på redovisande dokument till detta krav i standarden. Trots det, är det rätt så vanligt att du får avvikelse om du inte har tagit hänsyn till dessa parametrar när du tagit fram dina mål och dokumenterat beslutet.
Lösning;
Lista dina betydande miljöaspekter och kommentera statusen för respektive betydande miljöaspekt och parameter. Dokumentera även vilka som du går vidare med dvs tar fram miljömål för.
lördag 14 januari 2012
Avvikelse 9001/14001: Dokumentation beslut
Avvikelse:
Beslut dokumenteras inte från interna möten.
Certifieringsbolag:
Vissa certifieringsbolag skriver avvikelse på detta och vissa ett förbättringsförslag
Kommentar:
Formellt sett finns det inga krav på att interna möten ska protokollföras. I båda standarderna finns det bara krav på protokoll/anteckningar från ledningens genomgång.
Avvikelse kan bara uppstå om ni har angett att interna möten ska dokumenteras i er "ISO-manual".
Personligen anser jag att det är vettigt att föra någon typ av anteckningar från interna möten, av den enkla anledningen att det kan vara bra att gå tillbaka till vad som har sagts och för att kunna följa upp beslut som har tagits.
Åtgärd:
Vi föreslår följande lösningar;
- för en beslutslogg
- för anteckningar från de interna mötena
- spara agendan samt dokumentera fattade beslut som sista punkt på agendan.
Beslut dokumenteras inte från interna möten.
Certifieringsbolag:
Vissa certifieringsbolag skriver avvikelse på detta och vissa ett förbättringsförslag
Kommentar:
Formellt sett finns det inga krav på att interna möten ska protokollföras. I båda standarderna finns det bara krav på protokoll/anteckningar från ledningens genomgång.
Avvikelse kan bara uppstå om ni har angett att interna möten ska dokumenteras i er "ISO-manual".
Personligen anser jag att det är vettigt att föra någon typ av anteckningar från interna möten, av den enkla anledningen att det kan vara bra att gå tillbaka till vad som har sagts och för att kunna följa upp beslut som har tagits.
Åtgärd:
Vi föreslår följande lösningar;
- för en beslutslogg
- för anteckningar från de interna mötena
- spara agendan samt dokumentera fattade beslut som sista punkt på agendan.
tisdag 10 januari 2012
Avvikelse ISO 14001 Kemikaliehantering/ UE
Avvikelse:
Det fanns inget uppdaterat kemikalieregister i städskrubben, där den anlitade städfirman förvarade sina städkemikalier.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering. Övriga bolag kan man få ett förbättringsförslag på detta, men ingen avvikelse.
Kommentar:
Avvikelsen inträffade på ett tjänsteföretag (enbart kontorstjänster). Vad vi frågar oss när det gäller denna avvikelse är var kraven finns på det certifierade företaget att de ansvarar för städföretagets kemikalieregister? Det finns varken krav på detta i standarden ISO 14001 eller i miljölagstiftningen.
Åtgärd:
Har finns två vägar;
1. Argumentera mot avvikelsen och be revisorn att visa var dessa krav finns
2. Bita i det sura äpplet och kräva en uppdaterad kemikalielista av städbolaget samt lägga till att detta ska kontrolleras vid internrevisionen.
Det fanns inget uppdaterat kemikalieregister i städskrubben, där den anlitade städfirman förvarade sina städkemikalier.
Certifieringsbolag:
SFK Certifiering. Övriga bolag kan man få ett förbättringsförslag på detta, men ingen avvikelse.
Kommentar:
Avvikelsen inträffade på ett tjänsteföretag (enbart kontorstjänster). Vad vi frågar oss när det gäller denna avvikelse är var kraven finns på det certifierade företaget att de ansvarar för städföretagets kemikalieregister? Det finns varken krav på detta i standarden ISO 14001 eller i miljölagstiftningen.
Åtgärd:
Har finns två vägar;
1. Argumentera mot avvikelsen och be revisorn att visa var dessa krav finns
2. Bita i det sura äpplet och kräva en uppdaterad kemikalielista av städbolaget samt lägga till att detta ska kontrolleras vid internrevisionen.
onsdag 4 januari 2012
Avvikelse: ISO 14001 ledningens genomgång
Avvikelse;
Ledningens genomgång hade inte genomförts vid certifieringstillfället
Certifieringsbolag;
Alla certifieringsbilag ger avvikelser på detta.
Kommentar;
Innan du kan få ditt certifikat är det vissa moment som du måste ha gjort nämligen;
- kartlaggt nuvarande miljöpåverkan samt era prioriterade miljöområden (betydande miljöaspekter)
- tagit fram dokumentationen som beskriver ditt miljöarbete (miljöledningssystem)
- utbildat personalen i miljöarbetet
- genomfört internrevision
- genomfört ledningens genomgång
Korrigerande åtgärder;
Genomför ledningens genomgång och för ett protokoll från det mötet. Skicka det till revisorn för genomläsning.
Ledningens genomgång hade inte genomförts vid certifieringstillfället
Certifieringsbolag;
Alla certifieringsbilag ger avvikelser på detta.
Kommentar;
Innan du kan få ditt certifikat är det vissa moment som du måste ha gjort nämligen;
- kartlaggt nuvarande miljöpåverkan samt era prioriterade miljöområden (betydande miljöaspekter)
- tagit fram dokumentationen som beskriver ditt miljöarbete (miljöledningssystem)
- utbildat personalen i miljöarbetet
- genomfört internrevision
- genomfört ledningens genomgång
Korrigerande åtgärder;
Genomför ledningens genomgång och för ett protokoll från det mötet. Skicka det till revisorn för genomläsning.
Ny informationssida för vanliga avvikelser vid revision
Nytt år och nya nyårslöften. Certways nyårslöfte för i år är att använda bloggen för att sprida vilka typer av avvikelser som företag kan få vid extern certifierings revision. Vi kommer att avidentifiera avvikelserna så att den som läser inte kan lista ut vilket företag som avvikelsen uppstod hos.
Vi kommer däremot ange vilken standard som reviderades samt vilket certifieringsbolag som skrev avvikelsen. Vi kommer även att kommentera avvikelsen samt ge tips på vilka åtgärder som kan vidtas för att släcka avvikelsen.
Om du vill dela med dig av avvikelser som du har fått kan du maila in den till oss (info@certway.se). På köpet får du då förslag på korrigerande åtgärder för avvikelsen.
Det är vår förhoppning att ni ska finna detta matnyttigt!
Vi kommer däremot ange vilken standard som reviderades samt vilket certifieringsbolag som skrev avvikelsen. Vi kommer även att kommentera avvikelsen samt ge tips på vilka åtgärder som kan vidtas för att släcka avvikelsen.
Om du vill dela med dig av avvikelser som du har fått kan du maila in den till oss (info@certway.se). På köpet får du då förslag på korrigerande åtgärder för avvikelsen.
Det är vår förhoppning att ni ska finna detta matnyttigt!
Prenumerera på:
Inlägg (Atom)